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经济论文

探究高校档案管理质量保障体系建设

探究高校档案管理质量保障体系建设

黄梅英 山西师范大学临汾学院组织人事部

摘要:本文主要以高校档案管理质量保障体系建设为重点进行分析,结合当下高校档案管理工作的现状及问题为主要依据,从扩大高校档案管理的开放程度、建立相应的绩效考核机制、建立完善的高校档案管理系统、建立完善的高校档案管理制度这四方面进行深入探索,主要目的在于增强高校档案管理质量,以期促进高校持续发展。

关键词:高校 档案管理 质量保障体系 建设

引言:在高校中档案管理具有重要作用,通过对档案进行科学管理,将有效的数据分析整理出,可以为高校教学与发展皆能提供有利依据。所以,高校需加大对档案管理重视力度,不断创新档案管理方法,结合网络技术来提升档案管理工作效率,通过构建新兴的档案管理保障体系,来促进高校档案管理效率,为日后高校发展提升到新高度奠定良好基础。本文就高校档案管理质量保障体系建设为中心进行分析,具体如下。

一、高校档案管理中存在的些许问题

1.未意识到档案管理的重要性

当前,高校档案管理工作皆存在着不注重档案管理的现象,一些高校根本就未意识到档案的重要性,因此导致档案管理效率低下。还有一些高校对档案疏于管理,未制定与之相关的规章机制,部分高校虽构建的规章机制,但并未真正的落实到档案管理中。以上都是高校不注重档案管理的主要体现,致使当前诸多学校内部档案失真、混乱,导致高校管理工作受到极大影响。

2.未制定长期的管理计划

当前,各个高校在对档案进行管理时,并未制定长远的管理计划。尽管有的高校开始注重档案管理工作,也对相关管理工作进行了合理安排,但只在短时间内取得良好效果。但对高校长远发展来讲,还是欠缺长远的管理工作安排。一些高校管理者认为,高校档案管理只需要实现短期目标就行,并不用制定长远规划。还有部分管理者认为,高校内部的历史档案存储起来就行,因为查看次数并不多,因此归档工作无需进行,这些都是因高校管理者未意识到档案管理重要性所导致,致使高校内部欠缺对管理工作长远规划,在某种程度上严重影响档案管理工作有序开展。

3.档案管理工作欠缺规范性

对某些高校来讲,只是将档案室档案堆放档案的地方,并未依据规范化流程进行归档,这是目前诸多高校存在的重点问题,主要体现在如下几点:第一,档案失真、混乱现象十分严重。对高校而言,对档案收集工作重视力度不足,如学生所填写的评价表格,学生存在较大的随意性,导致档案缺失,对档案后续管理工作比较不利;第二,档案整理欠缺规范性。当管理者在对档案进行整理时,对同种档案,一些管理者是依据日期进行排序的,而另一些则是依据首字母,这便造成管理工作欠缺规范性,为日后查找带来诸多不便。

4.档案管理手段有待创新

当前,我国互联网的快速发展,使得信息计入融入到各个行业中,当然教育行业也不例外,通过利用网络技术能够快速存储文档,能够切实减小档案管理者的工作压力,降低失误率,但通过有关调查显示,当前诸多高校档案管理依然处于人为管理阶段,未同当前网络技术相结合,使其无法满足社会发展所需,具体如下:第一,档案管理方法滞后,一些高校通过人工对档案进行存储与管理,此种手段不但会耗费人力物力,还会降低工作效率,并且在实际工作中还容易出现偏差;第二,由于科技的不断发展,使得高校档案管理形式呈现多元化,不再是单一的纸质形式,通过应用计算机能够切实实现档案管理系统与数据库相结合,进而提高档案管理效率,但当前很少有学校制定整套管理系统。

二、高校档案管理质量保障体系建设途径

通过上述可知,尽管当前我国高校档案管理已取得了一定成效,但依旧无法当前社会发展所需,部分档案管理问题依旧存在,致使高校档案管理质量无法得到保证,为了切实加强档案管理质量,需将当前高校档案管理中存在问题切实优化掉,具体方法如下。

1.加大档案管理开放力度

在过去对档案进行管理,只会牵涉到管理者与高校管理层,并未对教师与学生开放,但在建设高校档案管理质量保障体系时,需加大档案管理开放力度,基于此,需做好下述几点工作:第一,使高校档案管理工作转变为服务性质的工作,服务全校师生,并接受全校师生监督,加大高校档案对学校师生开放程度,其中包含服务项目与服务流程等,增加全校师生对档案管理工作的认知度,增强他们对档案的保密意识,进而尽自己可能帮助学校开展档案管理工作;第二,在建设档案管理质量保障体系时需要对外公布,让师生对建设流程与有关内容有一个充分了解,同时也了解自身在档案管理质量保障体系中的职责与任务,从而帮助保障体系构建与优化;第三,鼓励全体师生对档案管理工作提出相关建议,对高校档案管理工作而言,学校师生是主要服务对象,所以采取他们的建议对档案管理质量保障体系建设工作具有积极用,因此学校可以设置一个意见收集箱,广纳师生建议。

2.在高校中构建健全的档案管理机制

当前,我国档案管理工作含有一个重点问题就是档案管理工作欠缺规范性,为了将该问题切实的解决掉,学校务必要构建一个健全的档案管理机制,用来规范高校档案管理工作人员或是借阅人员的行为,加强档案管理工作水平,基于此,需做好下述几点工作:第一,由于社会的不断发展,规章机制对人为约束起到了积极作用,为了深度约束高校档案管理工作人员的行为,需构建一系列同高校档案管理有关的法律法规,通过有关规章机制来对高校档案管理人员的行为进行约束,增强管理人员的责任意识与工作效率,进而更好的服务高校内部学生与教师;第二,建立含有本校特点的档案管理机制,每个学校都有属于自己的办学特色以及人才培养的特点,所以,各个高校的档案管理工作会存在一定差异,在构建高效档案管理有关规章机制时,需切实依据各个学校的经营特点与能力制定档案管理机制;第三,档案管理者务必要做到依法指导,当前我国比较注重各个高校档案管理工作,逐渐出台了一些与高校档案管理有关的法律法规,确保档案管理工作开展中能够有据可循,各个高校在遵循有关法律的前提下,构建同自身学校运营状况相符的档案管理机制。

3.在高校中构建健全的档案管理系统

通过上述分析可知,我国信息化技术得到了广泛应用,因此信息化技术对融入到各个行业中,教育行业当然也不例外,对高校档案管理而言,构建完整的档案管理系统十分重要,其有助于提升高校档案管理水平,为全校师生提供更好的档案管理服务,基于此,需做好下述几点工作:第一,对于我国各个高校档案管理而言,不单单要存储纸质档案,为了有利于文件存储与备份等,务必要保证档案存储的同时含有电子版本,并且还需合理利用数据库技术,完成档案的电子版本存储工作,数据库能够切实实现档案存储、备份以及恢复工作,应用数据库对档案构建对应的索引,提升师生查阅档案的效率;第二,构建一套完整的档案管理系统,通过应用该系统来对档案进行存储与管理,档案管理人员通过简单的操作便能对复杂的档案系统进行管理,该系统还能对保存档案的数据库进行访问,通过应用系统来向用户进行展示,可考虑向师生开放部分系统工作,使他们能够通过页面进行访问或是查询所需资料等,进而节省大量查询资料的时间。

4.构建实效性较强的绩效考核制度

对于服务人员而言,绩效考核是不可或缺的工作体系,其的存在不但能够增强高校档案管理效率,还能加强档案管理人员的工作意识,使其为全校师生提供更加优质的服务。但构建对应的绩效考核制度并非是一朝而就的事情,需要大家不懈的能力,才会确保所构建的绩效考核制度的实效性,为达到目标需做好下述几点工作:第一,优化考核机制与标准,对全部高校档案管理人员进行统一考核,常规的考核内容包含日常工作内容、状况等,同时也需让师生参与到绩效考评制度构建中,让其对档案管理人员的服务进行展开评价,进而客观评价档案服务者的具体行为;第二,通过加大对档案管理者的培训力度,来强化档案管理团队建设,进而提升高校档案管理者的综合素养。在进行培训时,除了需对档案管理工作进行指导与教育之外,还需对网络技术、计算机以及管理系统等进行培训,进而确保档案管理者综合素养满足当前高校发展所需,通过不断增强自身专业能力与业务水平,为档案管理工作提供更优质的服务;第三,构建相关激励制度,对实际工作中或是参与培训活动时有比较突出的工作人员,需要给予一定鼓励与表扬,为其他高校树立良好榜样,使档案管理者能够不断加强自身学习能力;另外,对于表现十分突出的工作人员需要给予更多参加培训的机会,让其在校内会议中分享工作心得,进而为高校档案其他管理者确立努力方向与目标。

三、结束语

综上所述,为了确保高校能够持续稳定的发展下去,高校档案管理质量保障体系建设工作势在必行,它对高校日常管理工作有直接影响,因此需加大对高校档案管理重视力度。高校档案管理为高校内部管理的主要组成部分,在对高校档案进行管理时,因管理者的重视力度不足,档案管理信息化水平偏低等问题,致使档案管理工作受到影响。为了切实提高档案管理质量,需构建健全的档案管理体系,只有保障档案管理者开展管理工作时有据可循,才能真正的高校保障档案管理质量。

参考文献

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