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浅谈事业单位档案管理信息化建设

【摘 要】随着新时代的强势到来,信息技术飞快且而广泛涉及到社会中的方方面面。其中事业单位关于档案管理方面的信息化建设也正在被给予高度重视。文章对目前我国事业单位档案管理的信息化建设的现状进行分析,并提出一些具体措施,希望能有助于以其科学高效的发展。

【关键词】事业单位 档案管理 信息化建设

一、档案管理信息化概述

关于“档案管理信息化”的定义,“档案管理信息化主要指在国家档案的行政管理部门的安排和规划下,对档案进行管理时,借助于电脑信息技术,实现对档案信息资源的有效管理、处理和方便使用的服务。进而使得档案管理模式从以保管档案保管转变为借助数字信息化对档案进行保管”目前这是行业内普遍认可的观点。所以,从根本上看,简而言之就是指档案管理模以及工作方法从过去的以保管档案为重点向当代档案管理信息数字化的汇集、保存、传送,通过信息化的形式为大众提供相应的服务。

二、事业单位档案管理信息化建设的主要任务

(一)确定档案管理信息化建设纲领

要立足于事业单位的具体情况,在完全遵循国家信息化管理规定的相关法律条文的基础上,针对已有的条件和现实需求对带有各有单位不同特色纲领进行确定。首先,利用全面完善的的研究和调研结果,判定出档案管理信息化建设的重点目标以及核心受众。在过去的纸制档案向新型电子档案转变的同时,工作人员对待服务对象的态度、观念也要完成一个彻底的革新;其次,一定要要对信息化管理建设中最关键的部分给予重视,切忌不能重大环节上出现任何问题;第三,重视优秀人才的选用,不断加大对人才的培养力度,确保其每一项指标都完全合格。第四,过去的档案管理方法不能完全废掉,综合分析新旧方式各种存在的优势和弊端,对工作进行科学安排,协同化管理。

(二)档案管理信息化的网站建设

事业单位中管理档案的人员一定要在互联网上建立档案的官方网站,给服务的受众提供一个能查阅都说档案资料以及其他服务的直观的信息化平台。聘请一些具有专业背景的资深计算机人才对官网完成从研发、建设和服务器的平时维护,确保官网的实用性和高效,使受众能登录网站完成对档案资料的查询、检索等服务,工作人员需要完成档案资料的录入和合理使用的工作。这是档案信息化建设的最基础工作,也是档案信息化建设的重要目标和首要。除此之外,档案的信息化管理建设还要和事业单位的信息管理建设协调统一,真正完成该单位信息的全面系统管理,把每一个部门的信息进行网络分享,进一步提升使工作效率,实现档案管理信息建设的效益最大化。

(三)档案管理信息化建设的资料数字化

切实完成网站建设的目标后,档案资料的数字化便成为这一工作中亟待解决的主要问题,更是完成档案管理信息化高质量建设的第一要务。组织有关的工作人员对目前库中的档案资料完成汇总、分析、划重点、数据资料录入,并在过去的档案资料管理的分类上综合信息技术的优势,对档案资料完成再细分,真正完成档案资料数字化的进程,建立档案资料的数据资源库和基本的目录索引体系。用最直接的方法方式把档案信息呈现给服务的受众,进而提升档案管理工作的效率。此外,一定要尤其重视档案资料中图片的数字化处理,借助先进的科技方法确保不漏掉一丝档案信息,便于日后的工作进展更为顺利。

三、事业单位档案管理信息化建设策略

(一)建立安全有效的档案管理机制

档案发挥的用途主要是是为企事业单位提供更为便捷全面的信息资源,更好滴为档案的使用群体提供优质服务,那么其中大量的内容是这一单位的关键文件,一定要建立出一套安全有效的档案管理机制才能确保档案的安全性,将伪造信息的隐患彻底消除。档案管理单位要当加大检测力度,严格审核网上的的档案。而且档案的使用人员哟把使用的具体情况完成及时回馈,档案管理人员要积极听取档案使用人员的意见和建议,对事业单位的档案管理工作进行不断优化。

(二)加大对档案管理的软硬件设施建设

过去的档案多主要是纸质资料,这就为档案搜集、保存以及保护造成诸多麻烦。同时信息化的发展已经可以实现海量的数据通过电子录入完成保存,而且占用极少的需的空间,对档案的汇总和存储的条件也没有复杂的要求。这就需要事业单位配套出系统、功能完备、智能化操作的软硬件设备。

(三)加强对事业单位档案管理者的专业素质培养

因为信息化落实到事业单位档案管理工作中,档案管理的方式也将产生翻天覆地的变化,管理的范围也在不断延展,那么对档案管理者能力的要求也随之提高。事业单位要加强对档案管理人员的综合素质的培养,档案管理人员要能够熟练进行电脑操作,具备专业的软硬件技术知识,能高效的管理信息化后的所有档案。事业单位还需重视对档案管理人员工作态度的重视,同时对档案管理者要定期进行专业能力的培训和考核。

(四)重视档案管理信息化系统的维护

档案管理信息化建设是一个一发展的过程,需要事业单位档案管理人员持续去更新、校准和,才能最大程度去发挥档案管理信息化系统最佳的效果,尤其要特别注意数据库的建设工作。首先,要精准地录入档案信息的数据资源,才能让档案管理信息化建设工作更有兼职;其次,一定要全面地录入档案信息资源,才能顺利展开档案管理信息化系统的后续维护;第三,要安排专业人员定期完成更新和数据校准工作,如此才能保障档案管理信息化系统的精准真实可信和完整性,进一步推动事业单位档案管理信息化建设的发展。

参考文献:

[1]于昕鑫.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].办公室业务,2014(10).

[2]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报,2010(20).


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